Business Intelligence

W modułach systemu Comarch CDN XL zgromadzonych jest bardzo wiele danych na temat różnych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Aby możliwy był szybki dostęp do aktualnych informacji,wykorzystano moduł Business Intelligence, który został oparty na technologii hurtowni danych. Hurtownia to specyficzna baza danych, której struktura ma na celu szybkie analizy. 

Hurtownia zasilana jest danymi raz na dobę, w godzinach nocnych w trakcie tzw. transformacji ETL (ekstrakcja – transformacja –  ładowanie), gwarantując w ten sposób dostęp do aktualnych informacji. Co bardzo istotne, cały ten proces odbywa się automatycznie! Użytkownicy przeglądający raporty łączą się do innej bazy, niż osoby pracujące z systemem Comarch CDN XL, co zapewnia wydajność całego rozwiązania.

Użytkownicy końcowi tworząc i przeglądając raporty łączą się nie do hurtowni danych, lecz tzw. kostek analitycznych. To właśnie w zaprojektowanych przez specjalistów Comarch kostkach, które swoją nazwę zawdzięczają wielowymiarowej strukturze umożliwiającej analizę danych z różnych perspektyw (np. wartość sprzedaży w podziale na produkt, czas i kontrahenta), przechowywana jest wiedza związana z funkcjonowaniem firmy w formie czytelnej dla użytkownika.

Księga Raportów

Księga Raportów to narzędzie wspierające podejmowanie decyzji w firmie, które wykorzystywane jest do tworzenia i przeglądania zestawień analitycznych.

Osoba pracująca z Księgą tworzy raport korzystając z dostępnej listy pól, np. liczbę wyprodukowanych produktów czy uzyskaną marżę w podziale na regiony, czy kontrahenta.

Raz stworzony raport nie musi być budowany za każdym razem od początku. Jeśli zostanie zapisany, to użytkownik może otworzyć dane zestawienie następnego dnia, czy za miesiąc, a w chwili ponownego otwarcia zostanie on wypełniony aktualnymi danymi. W efekcie możliwe jest śledzenie na bieżąco informacji na temat stanów magazynowych, czy też terminowych i przeterminowanych należności przedsiębiorstwa.

Raporty dotyczące należności i zobowiązań

Tworzone zestawienia mogą przybrać formę zarówno tabel, wykresów, jak i map! Księga Raportów stwarza także możliwość wyświetlenia kilku raportów jednocześnie, a także zapisania zbudowanego układu i odświeżania go w dowolnej chwili.

Raport map

Obszary analityczne

W module Business Intelligence informacje o funkcjonowaniu firmy zgromadzone są w tzw. kostkach analitycznych, z których każda jest zbiorem informacji o konkretnym aspekcie funkcjonowania przedsiębiorstwa, np. w zakresie sprzedaży, produkcji, czy zakupów.

W ramach modułu Business Intelligence dostępne są obszary analityczne poświęcone:

• logistyce – śledzenie danych ilościowych i wartościowych na temat transakcji sprzedaży w rozbiciu np. na produkt, kontrahenta, czy formę płatności. Wgląd w informację o uzyskanej marży zarówno rzeczywistej, jak i uwzględniającej jedynie koszty zmienne, czy też na temat należności i zobowiązań wynikających ze sprzedaży. Model zawiera dane prezentujące wartoś, należności, termin płatności, rabaty dotyczące zakupu, datę jego dokonania, dostarczenia towaru. Możliwe jest również prowadzenie analiz wszystkich zamówień realizowanych przez przedsiębiorstwo (zamówienia klienta, wewnętrzne, zakupu). 
  Kostka Handel i Logistyka udostępnia również informacje na temat ilości i wartości towarów zgromadzonych w magazynach przedsiębiorstwa.
• wynikom operacyjnym – kompleksowy wgląd w informacje na temat wyników finansowych uwzględniając przychody i koszty w wielu podziałach. Prowadzenie specyficznych elementów kategorii finansowych tzw. Nie-Kosztów i Nie-Przychodów.
• płatnościom – analiza informacji na temat należności i zobowiązań przedsiębiorstwa. Dzięki kostce użytkownik bez trudu może uzyskać odpowiedź na pytanie, który z kontrahentów zalega ponad 60 dni z płatnością, jakich wpływów i wydatków należy oczekiwać w najbliższej perspektywie czasowej, czy też jak przedstawia się rotacja należności i zobowiązań w firmie. Jest to również narzędzie zapewniające wgląd w informacje na temat historii zrealizowanych rozliczeń w firmie. Osoba korzystająca z kostki w bardzo krótkim czasie znajdzie odpowiedź na pytanie jak kształtuje się średni okres kredytowania wpłat i wypłat lub jakie są opóźnienia z nimi związane.
• produkcji – informacje na temat zleceń produkcyjnych, poszczególnych etapów procesu produkcyjnego oraz czasochłonności wykonania operacji przy wykorzystaniu odpowiednich zasobów w przedsiębiorstwie. Dzięki niemu możliwa jest bardzo szybka analiza m.in. danych na temat ilości zleconych do realizacji, jak i rzeczywiście wytworzonych wyrobów czy półwyrobów, kosztów wytworzenia produktów i wykorzystania materiałów.
• księgowości – pełna analiza obrotów i sald na kontach księgowych. Raporty mogą być tworzone na dowolny okres czasu z uwzględnieniem różnych okresów obrachunkowych. Obroty i salda mogą być analizowane w zależności od typu konta, wybranej klasy kont, czy waluty zapisów. Jednocześnie pozwala na wgląd w zestawienia księgowe tworzone w module Księgowość, takie jak bilans, czy też rachunek zysków i strat w układzie kalkulacyjnym i porównawczym. Analiza zestawień może m.in. uwzględniać lub nie informacje zapisywaną w buforze oraz prezentować dane w przekroju wybranego dziennika księgowego.

Przykład analizy - wpływ kampanii promocyjnych na przychód i ilość klientów

Subskrypcja oraz alerty

Subskrypcja jest to nowy mechanizm, który umożliwia automatyczne wysyłanie każdego raportu zdefiniowanego w module Business Intelligence do wyznaczonych osób o zdefiniowanej porze poprzez pocztę e-mail.

Mechanizmy subskrypcji został stworzony, aby ułatwić sprawdzanie bieżącej sytuacji osobom, które znajdują się poza firmą oraz pragną dostawać bieżące sprawozdania.

Mechanizm alertów może z kolei ułatwić szybką reakcję na niepokojące zjawiska pojawiające się firmie.

Business Scorecard

Karty Wyników (Business Scorecard) w systemie Comarch CDN XL to instrument monitorowania strategii przedsiębiorstwa. Dostęp do funkcjonalności Business Scorecard jest możliwy po prostu poprzez Księgę Raportów.

W narzędziu możliwe jest samodzielne stworzenie Kluczowych Wskaźników Efektywności. Użytkownicy po połączeniu z bazą analityczną mogą zbudować interesujący ich wskaźnik. Co bardzo istotne, wskaźnik ten będzie tworzony w kilku krokach za pomocą bardzo prostego w użyciu kreatora.

Po stworzeniu niezbędnych KPI możliwa jest budowa samej Karty Wyników i określenie parametru czasowego, dla jakiego cała Karta ma być prezentowana.

Kluczowe wskaźniki efektywności

Po zbudowaniu Karta Wyników może być wyświetlona w czytelnej formie jako zestawienie Księgi Raportów.

Zrównoważona karta wyników

W efekcie zaraz po udostępnieniu opisanej funkcjonalności użytkownicy modułu Business Intelligence będą mieli możliwość już na pierwszy rzut oka zorientować się, w jakim stopniu realizacja strategii przedsiębiorstwa przebiega zgodnie z założeniami.

Budżetowanie

Narzędzie do budżetowania jest dostępne jako dodatkowa zakładka w ramach Księgi Raportów. Wpisywanie danych budżetowych jest zbliżone do wpisywania danych do arkusza kalkulacyjnego. Cały proces tworzenia budżetu jest zapisywany w odrębnej bazie wykorzystywanej wyłącznie do tego celu. Zestaw miar i wymiarów, które są wykorzystywane do budżetowania jest pobierany z wykorzystywanych kostek analitycznych.

Użytkownicy mogą wykorzystywać kostki analityczne dla dowolnej dziedziny funkcjonowania przedsiębiorstwa. Potrzeba wykorzystania poszczególnych kostek zależy wyłącznie od biznesowego uzasadnienia tworzenia budżetu dla danych przecięć miar i wymiarów w nich dostępnych.

Po ostatecznej akceptacji budżetu jest on wprowadzany do hurtowni danych oraz kostek analitycznych za pomocą dedykowanych pakietów SSIS.

Tworzenie budżetu

Internetowa Księga Raportów

W module Business Intelligence nie zapomniano także o osobach, które potrzebują wglądu do aktualnych danych, ale często przebywają poza biurem. Dostępna w module Business Intelligence Internetowa Księga Raportów to narzędzie wykorzystujące zwykłą przeglądarkę WWW. Informacje mogą być udostępniane nie tylko pracownikom firmy, ale także klientom, czy dostawcom.

Prezentacja raportu w Internetowej Księdze Raportów

Korzyści biznesowe

Wśród najważniejszych korzyści biznesowych i operacyjnych jakie osiągają przedsiębiorstwa i organizacje dzięki wdrożeniu Comarch CDN XL Business Intelligence wymienić należy między innymi:

• obniżenie kosztów i zwiększenie efektywności raportowania i analiz,
• poprawę jakości procesów biznesowych,
• kontrolę i prognozowanie wielkości ekonomicznych,
• zarządzanie informacją kierowaną do pracowników, kadry zarządzającej, dostawców i klientów,
• wykorzystanie wiedzy o klientach i ich preferencjach,
• realizację zasad nowoczesnego controllingu,
• sterowanie realizacją strategii firmy.

Łatwość wykonywania analiz w systemie Comarch CDN XL Business Intelligence sprawia, że jego bezpośrednimi użytkownikami mogą być osoby, których głównym zadaniem w firmie jest zarządzanie kluczowymi procesami gospodarczymi:

• członkowie zarządu,
• dyrektorzy finansowi, dyrektorzy sprzedaży, dyrektorzy operacyjni,
• pracownicy działów analiz i controllingu,
• pracownicy odpowiedzialni za procesy wpływające na wynik firmy.